MANAJEMEN UMUM

A. PENGERTIAN MANAJEMEN
1. Arti dan Fungsi Manajemen
    Definisi manajemen menurut para ahli seperti Fayol, Terry, Taylor adalah berbeda-beda, tetapi pada pokoknya semua mempunyai pengertian yang sama. Perbedaannya terletak pada latar belakang keahlian masing-masing.
 Berikut ini definisi manajemen yang dikemukan oleh Profesor Oei Liang Lee :
“Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan“.
Dari definisi tentang manajemen tersebut dapat diambil kesimpulkan lima fungsi manajemen, yaitu :
a. Perencanaan
b. Pengorganisasian
c. Pengarahan
d. Pengkoordinasian
e. Pengawasan
Setiap kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sebuah lembaga mempunyai tujuan dan untuk mencapai tujuan tersebut perlulah dibuat perencanaan. Secara garis besar, perencanaan ini mengambarkan tentang :
a. Apa
b. Bagaimana
c. Mengapa dan
d. Kapan akan dilakukan
Untuk mencapai tujuan harus ada kegiatan, dimana kegiatan-kegiatan yang sama disatukan dalam satu wadah yang disebut fungsi. Fungsi-fungsi manajemen ini berjalan secara kronologis seperi uraian di muka; sedangkan dalam jangka pendek akan berjalan secara bersama-sama. Setelah fungsi terakhir (pengawasan) selesai dilakukan, maka kegiatan berikutnya dilakukan dengan mengadakan perencanaan lagi.

 2.Tingkatan Manajemen
A.  HIGH LEVEL (tingkat tinggi)
    Contoh halnya dirut dan wakilnya. Bertanggung jawab pengolahan terhadap organisasi secara keseluruhan. Membuat rencana jangka panjang, merumuskan strategi, menetapkan kebijaksanaan, dan menetapkan interaksi / hubungan organisasi dengan lingkungan luar. Tingkatan yang mempunyai tanggung-jawab penuh terhadap jalannya perusahaan. Dan biasanya pada tingkatan ini membuat keputusan yang tidak terprogram, yaitu keputusan yang tidak selalu terjadi.
B. MIDDEL LEVEL (tingkat menengah)
    Salah satu contohnya seperti kepala bagian / divisi. Pengendali manajemen dalam suatu organisasi. Bertanggung-jawab atas ruang lingkupnya, wilayah, divisi dll. Merumuskan rencana jangka menengah, melakukan pengendalian, membuat prosedur, dan membuat keputusan berdasarkan lingkup tanggung-jawabnya. Sebagai pengendali dalam arti mengawasi dan meyakini bahwa organisasi menjalankan strategic yang sudah ditetapkan secara baik, efektif dan se’efisien mungkin.
C. LOW LEVEL (tingkat bawah)
    Seperti supervisor atau mandor. Yaitu pengendali dalam jalannya operasional. Bertanggung jawab atas pelaksanaan dan sasaran operasional. Membuat keputusan jangka pendek dan mengendalikan transaksi sehari-hari. Biasanya keputusan yang diambil yaitu keputusan yang terprogram, keputusan yang sering terjadi dan rutin.


3. Jenjang Manajemen
   Perusahaan besar mempunyai paling sedikit tiga jenjang manajemen. Yaitu :
a. Manajemen puncak atau manajemen eksekutif, mempunyai berbagai pengalaman bertahun-tahun. Jenjang ini meliputi dewan direktur, direktur utama atau chief executif officer (CEO), dan pimpinan lain. Manajemen puncak ini bertugas menyusun rencana umum perusahaan dan mengambil keputusan-keputusan penting tentang hal-hal seperti penggabungan (merger), produk baru, dan pengeluaran saham.
b. Manajemen madya atau manajemen administrative, meliputi pimpinan pabrik dan atau manajer divisi. Para manajer ini mempunyai tanggung jawab dalam penyusunan rencana operasi yang melaksanakan rencana-rencana dari manajer puncak.
c. Manajemen operasional atau manajemen supervisior, tugasnya menyangkut pelaksanaan rencana yang dibuat oleh para manajer madya. Manajer operasional sering disebut “supervisor garis pertama” (first line sopervisior), karena mereka bertanggung jawab melakukan supervisi kepada para karyawan yang mengerjakan kegiatan harian.

B. LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN
    Latar belakang manajemen berawal dari Eropa meskipun secara rill manajemen sudah ada sebelum di Eropa maupun di benua-benua lain.
1. Gerakan Manajemen Ilmiah
Sebelum tahun 1880, pengelolaan perusahaanpada umumnya dipandang suatu cara yang biasa, apa adanya, jika tidak dianggap suatu seni. Tetapi sekitar 1885, Frederick W, Taylor (1856 – 1951) merupakan salah seorang yang pertama kali mempelajari metode kerja.
Beberapa tahun sebelumnya Taylor, Henry Fayol (1841 – 1945) telah menjadi manajer pada pertambangan batu bara di Perancis. Fayol telah memutuskan bahwa manajemen itu melibatkan perencanaan, pengorganisasian, pemberian perintah, dan pengendalian. Secara umum, ia berusaha melakukan sesuatu seperti Taylor, mencari metode-metode yang lebih ilmiah.
Sejak pemunculan bukunya tahun 1911, Taylor dikenal sebagai bapak dari gerakan manajemen ilmiah. Buku yang diterbitkannya berjudul “The Principles of Scientific Management”. Dalam bukunya, Taylor mengemukakan berbagai prinsip manajemen ilmiah untuk melakukan pekerjaan dengan efisien. Prinsip tersebut adalah :
a. Semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis guna menentukan satu cara terbaik untuk menyelesaikannya.
b. Orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah.
c. Kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan menggaji pemegang jabatan dengan dasr insentif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil kerjanya.
d. Menempatkan manajer dalam perencanaan, persiapan, dan pemeriksaan pekerjaan.
Sebelum Taylor menjadi teknisi pimpinan di Midvale Steel Company, ia merintis karirnya dari sebagai buruh biasa. Ia telah mengadakn beberapa eksperimen untuk menentukan standart kerjanya. Taylor juga mempelopori penelitian tentang pengukuran waktu kerja. Menurut dia, pengolahan yang menghemat tenaga kerja atau produksi massa akan kurang berarti jika pengolanya tidak dapat terus melakukan perbaikan atau penyempurnaan dari segi teknis.
Penelitian dan buku Taylor itu telah membuktikan bahwa manajemen dapatdipelajari secara ilmiah oleh siapapun. Ternyaya minat masyarakat untuk mempelajari manajemen semakin besar.



D. PERENCANAAN
      Perencanaan merupakan fungsi terpenting di antara semua fungsi manajemen yang ada. Dalam semua kegiatan yang bersifat manajerial untuk mendukung usaha pencapaian tujuan, fungsi perencanaan haruslah dilakukan terlebih dahulu dari pada fungsi pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan. Ini merupakan salah satu sifat utama dari fungsi parencanaan. Adapun sifat lain dari perencanaan adalah sumbangan terhadap tujuan serta efisiensi dari rencana itu sendiri.
1. Bentuk-bentuk Perencanaan
a. Tujuan (objective)
      Tujuan merupakan suatu sasran di mana kegiatan itu diarahkan dan diusahakan utuk dicapai dalam jangka waktu tertentu.
b. Kebijakan (policy)
      Kebijakan adalah suatu pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan untuk mencpai tujuan.
c. Strategi
      Strategi merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat. Membuat strategi haruslah memperhatikan beberapa factor seperti ketepatan waktu, ketepatan tindakan yang akan dilakukan dan sebagainya.
d. Prosedur
Prosedur merupakan rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang
e. Aturan (Rule)
Aturan adalah suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur.aturan yang saling berkaitan dapat dikelompokkan menjadi satu golongan, disebut prosedur.
f. Program
   Program merupakan campuran antara kebijakan prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran (budget); semuanya ini akan menciptakan adanya adanya tindakan. Biasanya program dibuat dua macam, yakni program umum dan program khusus.
2. Kegunaan Perencanaan
  Adapun kegunaan daripada perencanaan adalah :
a. Mengurangi ketidakpastian serta perubahan pada waktu mendatang
b. Mengarahkan perhatian pada tujuan
c. Memperingan biaya
d. Merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan

3. Langkah-langkah penyusunan perencanaan
Langkah-langkah yang yang harus diambil untuk menyusun suatu perencanaan adalah
a. Menetapkan tujuan
b. Menyusun anggapan-anggapan (premising)
c. Menentukan berbagai alternatif tindakan
d. Mengadakan penilaian terhadap alternative tindakan yang sudah dipilih
e. Mengambil keputusan
f. Menyusun rencana pendukung
4. Perencanaan merupakan proses pendekatan yang rasioanal
    Dengan berbagai macam langkah yang telah dilakukan untuk menyusun suatu perencanaan, dapatlah dikatakan bahwa perencanaan merupakan suatu proses pendekatan yang rasional untuk waktu yang akan dating.
5. Faktor-faktor yang membatasi perencanaan
   a. Sulitnya mencari anggapan secara teliti
Kesulitan mencari anggapan secara teliti merupakan salah satu factor yang membatasi perencanaan. Oleh karena itu anggapan yang tepatpun sulit untuk ditentukan. Karena keadaan mendatang sifatnya tidak pasti dan perlu diketehui, maka untuk itu dapatlah dibuat suatu peramalan (forecasting) dengan mengikut-sertakan beberapa anggapan.
   b. Perubahan yang sangat cepat
Perubahan yang terlalu cepat mungkin tidak dapat diduga sebelumnya walaupun sudah diadakan peramalan. Jadi, perubahan yang sanagt cepat dapat membatasi perencanaan.

   c. Kekakuan internal
1) Kekakuan psikhologis
2) Kekakuan karena adanya prosedur dan kebijakan
3) Kekakuan sumber daya dan dana

   d. Kekakuan eksternal
Kekakuan eksternal berkaitan dengan masalah social – politik, teknologi, kebudayaan, geografi, perekonomian, dan sebagainya.
   e. Waktu dan biaya
Makin lama waktu yang dibutuhkan, makin besar pula biayanya. Demikian pula sebaliknya, jika waktu yang dibutuhkan tidak terlalu lama, biayanyapun akan lebih rendah.
Untuk mengambil keputusan yang rasional perlu digunakan alat-alat seperti : 1. Operation research, 2. Teori probabilitas, 3. Linear programming. Selain itu masih terdapat beberapa teknik yang dipakai untuk memperbaiki kualitas pengambilan keputusan pada keadaan yang sifatnya tidak pasti, adalah :
1) Analisa risiko
2) Pohon keputusan (Decision Tree)