PENGORGANISASIAN

Pengorganisaian (organizing) merupakan proses penyusunan stuktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya-sumber daya yang dimilikinya dan lingkungan yang melingkupnya.

#.PENGERTIAN ORGANISASI DAN TEORI” ORGANISASI

Istilah pengorganisasian mempunyai bermacam-macam pengertian yaitu :

1. Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sumber daya-sumber daya keuangan, phisik, bahan baku, dan tenaga kerja organisasi.
2. Bagaimana organisasi mengelompokan kegiatan-kegiatan, dimana setiap pengelompokan diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok.
3. Hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas para karyawan.
4. Cara dalam mana manajer membagi lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan mendelegasikan wewenang yang diperlukan untuk mengerjakan tugas-tugas tersebut.

Proses Pengorganisasian dapat ditunjukkan dalam tiga langkah yaitu :

1. Perincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.
2. Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan secara logic dapat dilaksankan oleh satu orang
3. Pengadaan dan pengembangan suatu mekasnisme untuk mengkoordinasi pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.

Aspek-aspek penting dalam organisasi dan proses pengorganisasian :

1. Pembagian kerja
2. Departementalisasi (departementasi)
3. Bagan organisasi formal
4. Rantai perintah dan kesatuan perintah
5. Tingkat-tingkat herarki manajemen
6. Saluran komunikasi
7. Penggunaan komite
8. Rentang manajemen kelompok-kolompok informal yang tak dapat dihindarkan.

#. STRUKTUR ORGANISASI

Struktur organisasi (disain organisasi) dapat didefinisikan sebagai mekanisme formal degan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian, atau posisi-posisi maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur specialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi, atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja.
Adapun faktor-faktor utama yang menentukan perencanaan struktur organisasi  sbb:

1. Strategi organisasi
2. Tehnologi yang digunakan
3. Anggota/karyawan dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi
4. Ukuran organisasi

Unsur-unsur Struktur organisasi :

1. Specialisasi kegiatan
2. Standarisasi kegiatan
3. Koordinasi kegiatan
4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan
5. Ukuran satuan kerja

   #. PEMBAGIAN KERJA
Tiang dasar pengorganisasian adalah prinsip pembagian kerja (division labor) yang memungkinkan synergy terjadi.
Jika hal itu dilaksanakan secara ekstrim. Ini dapat menimbulkan kebosanan, keletihan, monoton, dan kehilangan motifasi yang dapat menghasilkan ketidak efisienan dan bukan efiseinsi.
B.BAGAN ORGANISASI FORMAL
Bagan organisasi menggambarkan lima aspek utama struktur organisasi yaitu :

1. Pembagian kerja
2. Manajer dan bawahan
3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan
5. Tingkatan manajemen

 #. Bentuk-bentuk bagan organisasi
Henry G.Hotgeshod ada 4 bentuk bagan organisasi:

1. Bentuk Pyramid
2. Bentuk Vertikal
3. Bentuk Horisontal
4. Bentuk Lingkaran

 #. DEPARTEMENSI
DEPARTEMENTALISASI FUNGSIONAL
Mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan-kegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi.
Kebaikan pendekatan fungsional

• Menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama, menciptakan efisiensi melalui specialisasi, memusatkan keahlian organisasi dan memungkinan pengawasan manajemen puncak lebih ketat terhadap fungsi-fungsi.
• Cocok untuk lingkungan yang stabil serta memerlukan koordinasi internal yang minimum, butuh lebih sedikit ketrampilan dasar pribadi dan meminimumkan duplikasi personalia dan peralatan dari segi biaya.

Kelemahan struktur fungsional

• Menciptakan konfik antar fungsi-fungsi, menyebabkan kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan, memberikan tanggapan lebih lambat terhadap perubahan, hanya memusatkan kepentingan tugas-tugasnya, dan menyebahkan para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif.

  # . DEPARTEMENTALISASI DEVISIONAL
Organisasi devisional dapat mengikuti pembagian devisi-devisi atas dasar produk, wilayah, (geografis), langganan dan proses atau peralatan

1. Struktur organisasi divisional atas dasar produk
2. Struktur organisasi divisional atas dasar wilayah
3. Struktur organisasi divisional atas dasar langganan

                   #.ORGANISASI PROYEK DAN MATRIK

1. Struktur organisasi proyek
2. Struktur organisasi matrik

Davis dan Lawrence menguraikan empat tahap perkembangan matrik :

1. Priramid Tradisional, dimana perintah dipersatukan pada tingkat atas
2. Hamparan sementara (temporary overly) dimana tim proyek menciptakan hanya untuk kebutuhan-kebutuhan khusus dan mendesak
3. Hamparan tetap (permanent overly) dimana tim proyek dilanjutkan untuk maksud-maksud terus menerus
4. Matrik dewasa (mature matrix) dimana kedua dimensi struktur telah tetap dan seimbang, dengan kekuasaan seimbang (sama0 dipegang baik oleh manajer fungsional ataupun manajer proyek

Kebaikan organisasi matriks :

1. Memaksimalkan efisiensi pengunaan manajer-manajer fungsional
2. Mengembangkan ketrampilan-ketrampilan karyawan dan merupakan tempat latihan yang baik bagi manajer-manajer strategic
3. Melibatkan, memotivasi dan menatang karyawan serta memperluas pandangan manjemen menengah terhadap masalah-masalah strategik perusahaan
4. Memberikan fleksibilitas kepada organisasi dan membantu perkembangan kretifitas serta melipat gandakan sumber-sumber yang aneka ragam
5. Menstimulsi kerja sama antar disiplin dan mempermudah kegiatan perusahaan yang bermacam-macam dengan berorientasi proyek
6. Membebaskan manajeen puncak untuk perencanaan

Kelemahan organisasi matriks :

1. Pertanggung jawaban ganda dapat menciptakan kebingunan dan kebijaksanan- kebijaksanan yang kontradiktif.
2. Sangat memerlukan koordinasi horizontal dan vertikal
3. Memerlukan lebih banyak ketrampilan-ketrampilan antar pribadi
4. Mendorong pertentangan kekuasaan yang lebih mengarah perdebatan dari pada kegiatan
5. Mengandung resiko timbulnya perasaan anarki
6. Sangat mahal untuk diimplementasi.

                         # . KOORDINASI

Organisasi merupakan naungan dimana sumber daya, kerjasama antar sumber daya diorientasikan melalui mekanisme tertentu untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Mekanisme agar kerjasama antar sumber daya mencapai efektifitas dan efisiensi itulah yang disebut pengorganisasian. Dengan demikian, organisasi ialah wadah atau tempat dimana pengorganisasian dilakukan. Wadah dimaksudkan secara luas,yaitu, titik sama yang memasukan berbagai individu ke dalam kesatuan. Tanpa organisasi tidak mungkin ada pengorganisasian, pengorganisasian ada di dalam organisasi.
Sepintas pengorganisasian adalah biasa dan lumrah dibicarakan. Yang tidak biasa adalah kenyataan sukarnya kualitas sempurna pengorganisasian dicapai. Hal tersebut, karena salah satu unsur yang termasuk sumber daya tidak lain manusia bahkan manusia dalam keberadaannya sangat vital. Unsur manusia jugalah penyebab kalang kabutnya kondisi negara kita dimana sebagian orang berteriak keras ” Ubah sistem ..ubah sistem “. Appa yakin dengan merubah sistem itu efisien? dan kalau pun sistemnya dirubah, manusia jualah yang menjalankan. Sayangnya yang berjuluk manusia itu rakus sebagaimana ilmu ekonomi menyebut homo economicus. Kerakusan yang menjadi penyebab inti bekerjasama di dominasi kepentingan pribadi. Berbeda dengan ilmu ekonomi, manusia dijuluki ilmu manajemen sebagai homo oeconomicus yang senang bekerjasama. Kiranya dieklektikan, optimalisasi kualitas pengorganisasian dapat kita tempuh dengan cara mengelola manusia rakus sedemikian rupa hingga bekerjasama mencapai tujuan yang ditetapkan. Terdapat beberapa prinsip penting saat kita melakukan pengorganisasian. Prinsip-prinsip tersebut, tidak lain : tujuan yang tegas dan jelas, departementasi, pembagian tugas pekerjaan, adanya koordinasi, kesatuan komando, delegasi wewenang, luas jenjang pengawasan yang jelas, seimbang dan fleksibel. Keseimbangan antar prinsip digunakan sebagai pedoman pengorganisasian berbasis tujuan yang hendak dicapai. Pembicaraan tentang pengorganisasian pun tidak luput dari 5 unsur dalam mengkonstruksi organisasi,yaitu: struktur organisasi, tugas, orang, keputusan dan imbalan, situasi informal dan budaya. Kecocokan diantara 5 unsur demikian sangat diperlukan agar saling memperkuat dan menopang konsistensi. Setiap unsur konstruksi organisasi diserap kuat kualitas sempurna prinsip-prinsip pengorganisasian. Dengan demikian keberadaan organisasi menjadi patut dipertimbangkan oleh organisasi lain. Kualitas sempurna pengorganisasian merupakan sebuah dimensi penopang kehebatan organisasi.

 #. Kebutuhan akan koordinasi

Untuk melihat kemampuan seorang manajer sebagai pemimpin (atasan) dalam  melakukan koordinasi dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahanyang ada dalam tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai rentang manajemen.Koodinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya,sebab tanpa koordinasi setiapkaryawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, sehingga akanmerugikan organisasi itu sendiri.

Dengan koordinasi diharapkan keharmonisan atau keserasian seluruhkegiatan untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Sehingga tiap departemen atauperusahaan atau bagian menjadi seimbang dan selaras. Koordinasi merupakan usahauntuk menciptakan keadaan yang berupa tiga S,yaitu serasi,selaras dan seimbang.Kebutuhan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalampelaksanaan tugas dan derajat ketergantungan dari tiap satuan pelaksanaan.

Prinsip rentang manajemen berkaitan erat dengan jumlah bawahan yangdapat dikendalikan secara efektif oleh manajer atau atasan. Antara rentangmanajemen dan koordinasi saling berhubungan erat. Ada anggapan bahwa semakinbesar jumlah rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan bawahansecara efektif.

Terdapat 3 (tiga) macam saling ketergantungan di antarasatuan-satuan organisasi seperti diungkapkan oleh James D. Thompson (Handoko,2003:196), yaitu:

1.     Saling ketergantungan yangmenyatu (pooled interdependence)

Bilasatuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalammelaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiapsatuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.

2.     Saling ketergantungan yangberurutan (sequential interdependece)

Dimana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih dulu sebelumsatuan yang lain dapat bekerja.

3.     Saling ketergantungan timbalbalik (reciprocal interdependence)

  #. Masalah-masalah Penca-paian Koordinasi yang efektif

Peningkatan spesialisasi akan menaikkan kebutuhan akan koordinasi. Tetapi semakin besar derajat spesialisasi, semakin sulit bagi manajer untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan khusus dari satuan-satuan yang berbeda.

Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch (Handoko, 2003:197) mengungkapkan 4 (empat) tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja yang mempersulit tugas pengkoordinasian, yaitu:

1.  Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.

Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik. Misalnya bagian penjualan menganggap bahwa diversifikasi produk harus lebih diutamakan daripada kualtias produk. Bagian akuntansi melihat pengendalian biaya sebagai faktor paling penting sukses organisasi.

2.  Perbedaan dalam orientasi waktu.

Manajer produksi akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Biasanya bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.

3.  Perbedaan dalam orientasi antar-pribadi.

Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.

4.  Perbedaan dalam formalitas struktur.

Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metode-metode dan standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.

#.Pendekatan-prndekatan untuk Mencapai Koordinasi yang Efektif

Komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi. Semakin besar ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, semakin membutuhkan informasi. Pada dasarnya koordinasi merupakan pemrosesan informasi.

Tiga Pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif:

1.Pendekatan Pertama: TEKNIK-TEKNIK MANAJEMEN DASAR
Dengan mempergunakan teknik-teknik manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur.

2. Pendekatan Kedua: MENINGKATKAN KOORDINASI POTENSIAL
Menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi.

3.Pendekatan Ketiga: MENGURANGI KEBUTUHAN AKAN KOORDINASI
Dalam beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.

·        Menggunakan pendekatan teknik-teknik dasar manajemen yang berupa hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai dasar bertindak.

Hirarki manajerial terdiri atas rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenang formal, hubungan tanggung jawab, dan akuntabilitas yang jelas sehingga menimbulkan integritas bila diformulasikan dengan jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.

Aturan dan prosedur adalah keputusan-keputusan yang dibuat untuk mengatur kejadian-kejadian rutin.

Rencana dan penetapan tujuan dilakukan untuk pengkoordinasian melalui pengarahan dalam mencapai sasaran yang sama untuk tiap satuan organisasi.

·        Meningkatkan koordinasi potensial bila tiap bagian saling tergantung satu dengan lainnya serta lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat ditingkatkan dengan melalui dua cara, yaitu.

Sistem informasi vertikal, penyaluran data-data melalui tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi ini bisa di dalam atau diluar rantai perintah.

Hubungan lateral (horizontal), dengan membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat dimana informasi diperlukan. Ada beberapa hubungan lateral, yaitu :

·        Hubungan langsung

·        Hubungan kelompok langsung

·        Hubungan silang

Mengurangi kebutuhan akan koordinasi, ada dua metode pengurangan kebutuhan koordinasi, yaitu :

Penciptaan sumber daya tambahan yang memberikan kelonggaran bagi satuan kerja, misal penambahan kerja, bahan dasar dan pembantu, modal, pengurangan tugas dan masalah-masalah yang timbul sekarang.

Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri, dengan mengubah karakter satuan organisasi.

              #. Mekanisme-mekanisme Pengkoordinasian Dasar

Dalam pengkoordinasian dasar kita harus mengetahui Mekanisme-mekanisme apa saja yg harus di perhatikan

1)    Hirarki manajerial.

Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.

2)    Aturan dan prosedur.

Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.

3)    Rencana dan penetapan tujuan.

Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.

        #. Meningkatkan koordinasi potensial 

Meningkatkan koordinasi potensial menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat di tingkatkan melalui dua cara, yaitu :
Sistem informasi vertical , adalah peralatan melalui mana data§disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.
Hubungan-hubungan lateral§ (harizontal) , Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada beberapa hubungan laterial, yaitu :üKontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja.
Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antarüdepartemen sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
Panitnya danü satuan tugas. Panitnya biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.
Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajerü produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.
Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaanümenyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian yang dijelaskan pada d di atas tidak secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu.
Organisasiü matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.

  # . PENGURANGAN KEBUTUHAN AKAN KOORDINASIDalam beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.

Perencanaan

Proses Perencanaan

Pengertian Perencanaan

Dalam proses manajemen, yang menjadi titik awalnya adalah perencanaan. Jadi perencanaan sebagai awal kita melakukan proses manajemen sebelum kita melakukan pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan.

Menurut George R. Terry perencanaan adalah: “planning is the selecting and relating of fact and the making and using of assumption regarding the future in the visualization and formulating of proposed activities believed necessary to achieve desired result”.

Dalam pengertian tersebut bisa kita simpulkan antara lain:

1. Perencanaan merupakan kegiatan yang harus didasarkan pada fakta, data dan keterangan kongkret.
2. Perencanaan merupakan suatu pekerjaan mental yang memerlukan pemikiran, imajinasi dan kesanggupan melihat ke masa yang akan datang.
3. Perencanaan mengenai masa yang akan datang dan menyangkut tindakan-tindakan apa yang dapat dilakukan terhadap hambatan yang mengganggu kelancaran usaha.

Pada intinya perencanaan dibuat sebagai upaya untuk merumuskan apa yang sesungguhnya ingin dicapai oleh sebuah organisasi atau perusahaan serta bagaimana sesuatu yang ingin dicapai tersebut dapat diwujudkan melalui serangkaian rumusan rencana kegiatan tertentu.

Empat Tahap Dasar Perencanaan

Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui 4 tahapan berikut ini. 

Ø  Tahap 1 : Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan.

Perencanaan dimulai dengankeputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja.Tanpa rumusan tujuan yang  jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya  sumberdayanya secara tidak efektif. 

Ø  Tahap 2 : Merumuskan keadaan saat ini. 

Pemahaman akan posisi perusahaansekarang dari tujuan yang hendak di capai atau sumber daya-sumber daya yang tersediauntuk pencapaian tujuan adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkutwaktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencanadapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua inimemerlukan informasi-terutama keuangan dan data statistik  yang didapat melaluikomunikasi dalam organisasi. 

Ø  Tahap 3 : Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan.

Segala kekuatan dankelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukurkemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intren dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya,atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walau pun sulit dilakukan, antisipasi keadaan,masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang adalahbagian esensi dari proses perencanaan.

Ø  Tahap 4 : Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan

Tahap terakhir dalam proses perncanaan meliputi pengembangaan berbagaialternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut danpemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada.

Perencanaan Operasional

Perencanaan operasional diturunkan dari perencanaan taktis, mempunyai fokus yang lebih sempit, jangka waktu yang lebih pendek (kurang dari 1 tahun) dan melibatkan manajemen tingkat bawah.

Perencanaan Strategis

Perencanaan strategis merupakan rencana jangka panjang (lebih dari 5 tahun) untuk mencapai tujuan strategis. Fokus perencanaan ini adalah organisasi secara keseluruhan. Rencana strategis dapat dilihat sebagai rencana secara umum yang menggambarkan alokasi sumberdaya, prioritas, dan langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis. Tujuan strategis biasanya ditetapkan oleh manajemen puncak.

Faktor Waktu dan Perencanaan

Perencanaan  merupakan salah satu fungsi dari manajemen atau pengelolaan termasuk pengelolaan komunikasi, baik ditinjau dari segi proses, bentuk maupun komponen-komponen atau unsur-unsur.

Dari sudut proses, pengelolaan mencakup unsur-unsur dalam manajemen, baik secara lengkap maupun secara sederhana. Secara lengkap unsur-unsur tersebut terdiri dari penelitian pengembangan (litbang); perencanaan; pengorganisasian; pelaksanaan/ pengkomunikasian; monitoring/pengawasan; dan penilaian. Secara singkat unsur tersebut dikenal dengan POAC (Planning Organizing, Actuating dan Controlling). Setiap unsur harus mampu didefinisikan baik secara logis maupun akademis. Dari masing-masing definisi setiap unsur/komponen tidak boleh tumpang tindih. Proses pengelolaan, bisa berbentuk lingkaran (cycle) termasuk proses komunikasi.

Dari sudut objek, perencanaan memerlukan faktor-faktor untuk pelaksanaannya, yaitu man, money, material, dan method untuk mencapai tujuan.

Di samping faktor proses dan objek juga harus diperhatikan komponen-komponen dalam proses komunikasi, seperti komunikator, pesan, media, komunikan, efek, feed back, tujuan, dan lingkungan yang turut mempengaruhinya.

Konsep Dasar Perencanaan terutama yang menyangkut pengertian merupakan langkah yang strategis di dalam menguasai konsep-konsep serta indikator-indikator dari perencanaan itu sendiri.

Perencanaan merupakan proses karya yang berkesinambungan sampai pada tahap pelaksanaan dan bahkan sampai pada tahap evaluasi. Seorang perencana selalu berusaha mengorganisasikan sumber-sumber atau faktor-faktor, seperti orang, material, dana dalam proses pengerjaan suatu kegiatan. Perencanaan juga merupakan langkah kedua dalam pengelolaan kegiatan setelah mengidentifikasi masalah-masalah, baik dari hasil penelitian maupun dari pengumpulan data yang sederhana.

Kurangnya berfikir strategis dan tidak mantapnya perencanaan dalam kegiatan komunikasi akan menimbulkan kontroversi daripada memecahkan masalah. Dalam perencanaan, sering berkaitan dengan istilah goal dan objective di samping meliputi pendekatan-pendekatan dan strategi yang harus diadakan.

Proses perencanaan melibatkan berbagai unsur di antaranya menurut Harold Koontz adalah menentukan tujuan, menetapkan premis-premis serta mencari dan menyelidiki berbagai kemungkinan rangkaian tindakan yang diambil.

Dalam penilaian tiap-tiap kemungkinan yang diselidiki berdasarkan pertimbangan untung rugi serta faktor-faktor yang akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan. Harus disadari bahwa perencanaan banyak menghadapi faktor-faktor yang tidak pasti dan berubah-ubah sehingga penilaian terhadap kemungkinan tersebut sangat sulit untuk dilakukan.

Adapun unsur-unsur perencanaan adalah sebagai berikut:

1. Tujuan.
2. Policy.
3. Prosedur.
4. Progress (kemajuan).
5. Program.

Fungsi dan manfaat perencanaan dalam dunia modern semakin mendapat tempat yang paling penting karena di samping nilai manfaat juga fungsinya pun semakin dirasakan. Manfaat dan fungsi perencanaan dapat disimpulkan, sebagai berikut:

1. Perencanaan itu penting karena di dalamnya memuat garis-garis tujuan baik yang berjangka panjang ataupun pendek serta digariskan pula apa saja yang harus dilakukan agar tercapai tujuan-tujuan tersebut.
2. Perencanaan berfungsi sebagai petunjuk (guide) bagi semua anggota organisasi.
3. Perencanaan merupakan proses yang terus-menerus.
4. Perencanaan berfungsi sebagai alat pengendali.
5. Perencanaan yang baik menjamin penggunaan sumber-sumber daya yang tersedia secara efektif dan efisien.

Faktor waktu mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan dalam tiga hal yaitu :

1.      Waktu sangat diperlukan untuk melaksanaakan perencanaan efektif

2.      Waktu sering di perlukan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentang variabel-variabel dan alternatif-alternatif,karena waktu diperlukan untuk mendapatkan data dan memperhitungkan semua kemungkinan.

3.      Jumlah waktu yang akan dicakup dalam rencan harus dipertimbangkan.

Factor waktu lainnya yang mempengaruhi perencanaan adalah seberapa sering rencana-rencana harus ditinjau kembali dan diperbaiki..ini tergantung sumber daya yang tersedia dan drajat ketetapan perencanaan manajemen.

Waktu perkiraan akan menjadi masukan penting sebagai teknik lainnya digunakan untuk mengatur struktur dan semua proyek. Menggunakan teknik estimasi waktu yang baik dapat mengurangi proyek-proyek besar ke sejumlah proyek-proyek kecil.

Perencanaan
   Membuka lapangan kerja tidaklah semudah membalikkan telapak tangan.naik turunnya hidup sudah bukan jadi hal yang aneh dalam kehidupan.  Pada tahun 1993 orang tua saya mulai membuka warung dengan modal hanya Rp.50000 saja. Karena kita tahu pada tahun tersebut, Rp50000 bukan jumlah yang sedikit setara dengan Rp500000 rupiah pada jaman sekarang.
 Usaha dimulai dengan menjual makanan kecil, minuman,dll. Dalam sehari keuntungan masih belum terasa dan dalam sebulan sudah bisa balik modal dan dapat menambah aneka jajanan lainnya hari demi hari, bulan demi bulan, tahun demi tahun berlalu. Bahkan sampai tak terasa sudah banyak toko-toko yang lebih besar disekitar lapak dagang orang tua saya dan itu membuat keuntungan kami berkurang.
  Saya berencana untuk membuat warung saya menjadi toko yang besar dan modern bahkan memiliki cabang. Yang bergerak dalam segala bidang dari kuliner, kebutuhan sehari-hari dan lainnya. Langkah pertama yang saya akan lakukan yaitu mencari modal yang banyak dan pasti meminjam uang ke bank.
  Setelah itu baru saya akan membangun toko saya. Dan tujuan utama saya mencoba untuk membuka cabang yang banyak dan membuka lapangan pekerjaan. (TAE KOI NOI)...

MANAJEMEN UMUM

A. PENGERTIAN MANAJEMEN
1. Arti dan Fungsi Manajemen
    Definisi manajemen menurut para ahli seperti Fayol, Terry, Taylor adalah berbeda-beda, tetapi pada pokoknya semua mempunyai pengertian yang sama. Perbedaannya terletak pada latar belakang keahlian masing-masing.
 Berikut ini definisi manajemen yang dikemukan oleh Profesor Oei Liang Lee :
“Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan“.
Dari definisi tentang manajemen tersebut dapat diambil kesimpulkan lima fungsi manajemen, yaitu :
a. Perencanaan
b. Pengorganisasian
c. Pengarahan
d. Pengkoordinasian
e. Pengawasan
Setiap kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sebuah lembaga mempunyai tujuan dan untuk mencapai tujuan tersebut perlulah dibuat perencanaan. Secara garis besar, perencanaan ini mengambarkan tentang :
a. Apa
b. Bagaimana
c. Mengapa dan
d. Kapan akan dilakukan
Untuk mencapai tujuan harus ada kegiatan, dimana kegiatan-kegiatan yang sama disatukan dalam satu wadah yang disebut fungsi. Fungsi-fungsi manajemen ini berjalan secara kronologis seperi uraian di muka; sedangkan dalam jangka pendek akan berjalan secara bersama-sama. Setelah fungsi terakhir (pengawasan) selesai dilakukan, maka kegiatan berikutnya dilakukan dengan mengadakan perencanaan lagi.

 2.Tingkatan Manajemen
A.  HIGH LEVEL (tingkat tinggi)
    Contoh halnya dirut dan wakilnya. Bertanggung jawab pengolahan terhadap organisasi secara keseluruhan. Membuat rencana jangka panjang, merumuskan strategi, menetapkan kebijaksanaan, dan menetapkan interaksi / hubungan organisasi dengan lingkungan luar. Tingkatan yang mempunyai tanggung-jawab penuh terhadap jalannya perusahaan. Dan biasanya pada tingkatan ini membuat keputusan yang tidak terprogram, yaitu keputusan yang tidak selalu terjadi.
B. MIDDEL LEVEL (tingkat menengah)
    Salah satu contohnya seperti kepala bagian / divisi. Pengendali manajemen dalam suatu organisasi. Bertanggung-jawab atas ruang lingkupnya, wilayah, divisi dll. Merumuskan rencana jangka menengah, melakukan pengendalian, membuat prosedur, dan membuat keputusan berdasarkan lingkup tanggung-jawabnya. Sebagai pengendali dalam arti mengawasi dan meyakini bahwa organisasi menjalankan strategic yang sudah ditetapkan secara baik, efektif dan se’efisien mungkin.
C. LOW LEVEL (tingkat bawah)
    Seperti supervisor atau mandor. Yaitu pengendali dalam jalannya operasional. Bertanggung jawab atas pelaksanaan dan sasaran operasional. Membuat keputusan jangka pendek dan mengendalikan transaksi sehari-hari. Biasanya keputusan yang diambil yaitu keputusan yang terprogram, keputusan yang sering terjadi dan rutin.


3. Jenjang Manajemen
   Perusahaan besar mempunyai paling sedikit tiga jenjang manajemen. Yaitu :
a. Manajemen puncak atau manajemen eksekutif, mempunyai berbagai pengalaman bertahun-tahun. Jenjang ini meliputi dewan direktur, direktur utama atau chief executif officer (CEO), dan pimpinan lain. Manajemen puncak ini bertugas menyusun rencana umum perusahaan dan mengambil keputusan-keputusan penting tentang hal-hal seperti penggabungan (merger), produk baru, dan pengeluaran saham.
b. Manajemen madya atau manajemen administrative, meliputi pimpinan pabrik dan atau manajer divisi. Para manajer ini mempunyai tanggung jawab dalam penyusunan rencana operasi yang melaksanakan rencana-rencana dari manajer puncak.
c. Manajemen operasional atau manajemen supervisior, tugasnya menyangkut pelaksanaan rencana yang dibuat oleh para manajer madya. Manajer operasional sering disebut “supervisor garis pertama” (first line sopervisior), karena mereka bertanggung jawab melakukan supervisi kepada para karyawan yang mengerjakan kegiatan harian.

B. LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN
    Latar belakang manajemen berawal dari Eropa meskipun secara rill manajemen sudah ada sebelum di Eropa maupun di benua-benua lain.
1. Gerakan Manajemen Ilmiah
Sebelum tahun 1880, pengelolaan perusahaanpada umumnya dipandang suatu cara yang biasa, apa adanya, jika tidak dianggap suatu seni. Tetapi sekitar 1885, Frederick W, Taylor (1856 – 1951) merupakan salah seorang yang pertama kali mempelajari metode kerja.
Beberapa tahun sebelumnya Taylor, Henry Fayol (1841 – 1945) telah menjadi manajer pada pertambangan batu bara di Perancis. Fayol telah memutuskan bahwa manajemen itu melibatkan perencanaan, pengorganisasian, pemberian perintah, dan pengendalian. Secara umum, ia berusaha melakukan sesuatu seperti Taylor, mencari metode-metode yang lebih ilmiah.
Sejak pemunculan bukunya tahun 1911, Taylor dikenal sebagai bapak dari gerakan manajemen ilmiah. Buku yang diterbitkannya berjudul “The Principles of Scientific Management”. Dalam bukunya, Taylor mengemukakan berbagai prinsip manajemen ilmiah untuk melakukan pekerjaan dengan efisien. Prinsip tersebut adalah :
a. Semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis guna menentukan satu cara terbaik untuk menyelesaikannya.
b. Orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah.
c. Kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan menggaji pemegang jabatan dengan dasr insentif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil kerjanya.
d. Menempatkan manajer dalam perencanaan, persiapan, dan pemeriksaan pekerjaan.
Sebelum Taylor menjadi teknisi pimpinan di Midvale Steel Company, ia merintis karirnya dari sebagai buruh biasa. Ia telah mengadakn beberapa eksperimen untuk menentukan standart kerjanya. Taylor juga mempelopori penelitian tentang pengukuran waktu kerja. Menurut dia, pengolahan yang menghemat tenaga kerja atau produksi massa akan kurang berarti jika pengolanya tidak dapat terus melakukan perbaikan atau penyempurnaan dari segi teknis.
Penelitian dan buku Taylor itu telah membuktikan bahwa manajemen dapatdipelajari secara ilmiah oleh siapapun. Ternyaya minat masyarakat untuk mempelajari manajemen semakin besar.



D. PERENCANAAN
      Perencanaan merupakan fungsi terpenting di antara semua fungsi manajemen yang ada. Dalam semua kegiatan yang bersifat manajerial untuk mendukung usaha pencapaian tujuan, fungsi perencanaan haruslah dilakukan terlebih dahulu dari pada fungsi pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan. Ini merupakan salah satu sifat utama dari fungsi parencanaan. Adapun sifat lain dari perencanaan adalah sumbangan terhadap tujuan serta efisiensi dari rencana itu sendiri.
1. Bentuk-bentuk Perencanaan
a. Tujuan (objective)
      Tujuan merupakan suatu sasran di mana kegiatan itu diarahkan dan diusahakan utuk dicapai dalam jangka waktu tertentu.
b. Kebijakan (policy)
      Kebijakan adalah suatu pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan untuk mencpai tujuan.
c. Strategi
      Strategi merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat. Membuat strategi haruslah memperhatikan beberapa factor seperti ketepatan waktu, ketepatan tindakan yang akan dilakukan dan sebagainya.
d. Prosedur
Prosedur merupakan rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang
e. Aturan (Rule)
Aturan adalah suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur.aturan yang saling berkaitan dapat dikelompokkan menjadi satu golongan, disebut prosedur.
f. Program
   Program merupakan campuran antara kebijakan prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran (budget); semuanya ini akan menciptakan adanya adanya tindakan. Biasanya program dibuat dua macam, yakni program umum dan program khusus.
2. Kegunaan Perencanaan
  Adapun kegunaan daripada perencanaan adalah :
a. Mengurangi ketidakpastian serta perubahan pada waktu mendatang
b. Mengarahkan perhatian pada tujuan
c. Memperingan biaya
d. Merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan

3. Langkah-langkah penyusunan perencanaan
Langkah-langkah yang yang harus diambil untuk menyusun suatu perencanaan adalah
a. Menetapkan tujuan
b. Menyusun anggapan-anggapan (premising)
c. Menentukan berbagai alternatif tindakan
d. Mengadakan penilaian terhadap alternative tindakan yang sudah dipilih
e. Mengambil keputusan
f. Menyusun rencana pendukung
4. Perencanaan merupakan proses pendekatan yang rasioanal
    Dengan berbagai macam langkah yang telah dilakukan untuk menyusun suatu perencanaan, dapatlah dikatakan bahwa perencanaan merupakan suatu proses pendekatan yang rasional untuk waktu yang akan dating.
5. Faktor-faktor yang membatasi perencanaan
   a. Sulitnya mencari anggapan secara teliti
Kesulitan mencari anggapan secara teliti merupakan salah satu factor yang membatasi perencanaan. Oleh karena itu anggapan yang tepatpun sulit untuk ditentukan. Karena keadaan mendatang sifatnya tidak pasti dan perlu diketehui, maka untuk itu dapatlah dibuat suatu peramalan (forecasting) dengan mengikut-sertakan beberapa anggapan.
   b. Perubahan yang sangat cepat
Perubahan yang terlalu cepat mungkin tidak dapat diduga sebelumnya walaupun sudah diadakan peramalan. Jadi, perubahan yang sanagt cepat dapat membatasi perencanaan.

   c. Kekakuan internal
1) Kekakuan psikhologis
2) Kekakuan karena adanya prosedur dan kebijakan
3) Kekakuan sumber daya dan dana

   d. Kekakuan eksternal
Kekakuan eksternal berkaitan dengan masalah social – politik, teknologi, kebudayaan, geografi, perekonomian, dan sebagainya.
   e. Waktu dan biaya
Makin lama waktu yang dibutuhkan, makin besar pula biayanya. Demikian pula sebaliknya, jika waktu yang dibutuhkan tidak terlalu lama, biayanyapun akan lebih rendah.
Untuk mengambil keputusan yang rasional perlu digunakan alat-alat seperti : 1. Operation research, 2. Teori probabilitas, 3. Linear programming. Selain itu masih terdapat beberapa teknik yang dipakai untuk memperbaiki kualitas pengambilan keputusan pada keadaan yang sifatnya tidak pasti, adalah :
1) Analisa risiko
2) Pohon keputusan (Decision Tree)